Aunque la actualización de información de clientes no tiene la complejidad técnica que si tienen otras materias dentro del SARLAFT 4.0, como por ejemplo la segmentación de los factores de riesgo o la generación de operaciones inusuales que exigen el uso de metodologías de reconocido valor técnico, o en otras palabras, que requieren fundamentos estadísticos y matemáticos; la actualización anual de la información de clientes es tal vez una de las actividades que más le cuesta a las entidades en la administración de su sistema.
¿Por qué es importante realizar la actualización de información para la adecuada implementación del SARLAFT 4.0?
La actualización de la información es fundamental para cualquier Sistema de Administración de Riesgo.
Por la experiencia de algunas entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera en recientes visitas in situ, dicha entidad ha solicitado que las bases de clientes se encuentren en niveles de actualización no inferiores al 80% para personas naturales y al 90% para personas jurídicas, es decir, que el examen se pasa con 9 sobre 10.
La sensibilidad de este tema para el regulador es que más allá de dar cumplimiento a un numeral de la norma, la calidad de la información en el SARLAFT 4.0 permite en gran medida cumplir con los objetivos de eficiencia, efectividad y oportunidad; por lo tanto, la actualización de la información es fundamental para que cualquier Sistema de Administración de Riesgo funcione de manera adecuada.
Un cliente con información desactualizada, posiblemente será un cliente mal segmentado, no por problemas en la técnica sino en la información que se ingresa al modelo, por ende, además, no podrá generar las alertas que correspondan a su comportamiento transaccional o generará las alertas que denominamos falsos positivos, con el riesgo de que cuando genere alguna alerta real, está no se evalúe con la rigurosidad requerida y se descarte como las otras que se han cerrado en el pasado.
Ahora bien. Ya que estamos claros en la importancia de la actualización de información de clientes y contrapartes para el correcto funcionamiento del SARLAFT 4.0 de las entidades obligadas; ¿Sabes cómo puedes hacer esta actualización?
¿Qué dice la norma sobre las herramientas para actualizar la información?
Si bien la norma sólo indica el qué, más no el cómo, en diferentes conceptos que ha emitido la Superintendencia Financiera se ha insistido en lo siguiente:
“En cuanto a los medios a los que acuda la entidad para el acopio y/o recaudo de la información que debe ser actualizada por sus clientes, estos son del resorte exclusivo de cada una de ellas, no siendo competencia de esta entidad sugerir o señalar alguno, por cuanto la norma señala “qué” es lo mínimo que las entidades deben tener y hacer; le corresponde a las entidades establecer “cómo” lo van a hacer”.
Lo que significa que “las entidades están en libertad de acudir a las herramientas que consideren necesarias, sean éstas tecnológicas o no, para recaudar y actualizar la información de sus clientes. De lo que deben asegurarse, es que el medio o herramienta empleada les permita tener la seguridad de que la información que recaudarán a través del mismo fue efectivamente enviada por el cliente, y, como se señaló en precedencia, que el medio escogido, si es del caso, cumpla con los requisitos legales para su empleo. No debe olvidarse que el/los medio/s escogidos deberán estar – previamente a su aplicación – reflejados/incorporados en las políticas y procedimientos del SARLAFT 4.0.”
En otras palabras, ¡Usted puede elegir!
Actualice la información de sus clientes de manera fácil y eficiente.
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