La modificación hecha por la Superintendencia de Sociedades en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017 conocida como SAGRILAFT, ha provocado algunos cambios en los Sistemas de Prevención de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo de las compañías.
Teniendo en cuenta estos cambios queremos contarte cuáles son las nuevas condiciones que enfrenta el Oficial de Cumplimiento en el nuevo SAGRILAFT.
Oficial de cumplimiento en el SAGRILAFT
Desde que la Superintendencia de Sociedades obligó a las empresas del sector real a cumplir con la norma conocida entonces como SAGRLAFT, comenzó a figurar dentro de dichas organizaciones el rol del Oficial de Cumplimiento; el cual no era muy común en estas entidades, ya que desconocían el verdadero valor e importancia de este cargo y por eso designaban a cualquier funcionario de la entidad para desempeñar este rol.
En parte este desconocimiento fue gracias a que en el capítulo X de la Circular Básica Jurídica de Supersociedades (antes Circular 100-000005 de 2014), hay un vacío sobre este tema, por lo que en modificación del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica de 2017, se amplía de forma clara la importancia del rol del Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT, sus funciones y responsabilidades.
Si bien muchos Oficiales de Cumplimiento de las compañías que tienen que aplicar la norma del sector real, ven esta nueva función como una actividad más dentro de sus cargos y la ejecutan cuando les queda un poco de tiempo, los Administradores, Socios y Accionistas deben tener claro que el Oficial de Cumplimiento no puede ser cualquier persona.
De acuerdo a los cambios en el SAGRILAFT la persona que desempeñe estas funciones debe estar capacitado para poder mitigar los riesgos legales y reputacionales que pueden ocasionar el incumplimiento o la no correcta implementación de la norma SAGRILAFT.
Según el nuevo SAGRILAFT, el Oficial de Cumplimiento debe:
“Acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo, pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de antilavado de activos y contra la financiación del terrorismo”.
¿Qué características debe tener un Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT?
- Deberá Implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) y garantizar su funcionamiento.
- Deberá rendir informes al Representante Legal o en su defecto a la Junta Directiva.
- Deberá tener autonomía para tomar decisiones.
- Deberá realizar monitoreo y seguimiento al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT.
- Deberá velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
- Deberá estar atento a los cambios de la norma y comunicar si tienen impacto para la organización.
- Deberá junto con el área de Gestión Humana o contratación del personal, organizar los planes de capacitación o re inducción al personal y velar por el seguimiento y cumplimiento de dichas capacitaciones.
- Deberá dejar evidencia y soporte documental de los programas, pruebas, revisión, inspección, análisis e informes de labores realizadas.
- Proponer la actualización del manual de políticas y procedimientos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LAFT cuando sea necesario.
- Enviar los reportes a la UIAF.
- Deberá ser una persona de alto cargo en la organización. Que tenga autonomía, que no dependa de otra persona para tomar las decisiones en cuanto a lo que considere debe reportar a la UIAF.
- Debe conocer la organización para determinar si el evento o la señal de alerta que se generó en algún momento o por alguna circunstancia es inusual o completamente normal.
- Debe conocer los procesos de la compañía y los procedimientos que debe aplicar cada actor para monitorear si está o no funcionando bien el sistema.
- Debe ser una persona que tenga reconocimiento y genere respeto y credibilidad dentro de la organización pero que también llegue fácil a la gente y tenga carisma.
- Debe ser una persona organizada; orientada al logro de resultados; que no sea tímida y que tenga habilidad para transmitir conocimientos. Una persona que pueda manejar situaciones de estrés (en caso de revisiones de los entes de control o judiciales).
- Debe tener poder de convencimiento para que pueda generar cultura de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Debe tener disponibilidad de tiempo para hacer seguimiento, evaluar operaciones inusuales y programar actividades con respecto a evaluación de riesgo en caso de nuevos productos, servicios o apertura de nuevos mercados.
- Debe tener conocimientos de los riesgos de la organización y adquirir conocimientos en prevención lavado de activos y financiación del terrorismo para que pueda vender sus ideas, opiniones y decisiones al Representante Legal o a la Junta y sea escuchado.
¿Quién es la persona adecuada para el cargo de Oficial de Cumplimiento?
Las funciones del Oficial de Cumplimiento son muy operativas, es un cargo de mucho contacto con la gente, de tomar decisiones, entonces es importante tener esto claro para seleccionar a la persona adecuada.
Según nuestro conocimiento y experiencia, en algunas compañías del sector real han designado como Oficial de Cumplimiento a los siguientes funcionarios y han tenido buenos resultados en su gestión:
- Al encargado de Finanzas o Director Administrativo.
- Al encargado del Área Legal.
- Al encargado del Sistema de Gestión de Calidad.
- Al Gestor de Riesgos.
- Al encargado de Control Interno.
¡Elige bien!
No olvides que de una buena asignación de funciones y empoderamiento del rol del Oficial de Cumplimiento dependerá el éxito y eficaz implementación del SAGRILAFT en el sector real.
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