¿Qué es la Debida Diligencia?
Cuando se va a llevar a cabo un proceso de adquisición, compra o vinculación contractual entre compañías o personas, esto suele materializarse en la firma de una oferta no vinculante. Pero, ¿Cómo determinar si dicha relación que pretende realizar es realmente conveniente?. Para esto hacemos uso de la debida diligencia.
Teniendo en cuenta que tener cualquier tipo de vinculación con un cliente o contraparte sin un conocimiento previo, puede representar un riesgo para las compañías, se hace necesario realizar un proceso de verificación denominado Debida Diligencia. A través de este proceso puede revisar desde aspectos tributarios hasta tecnológicos, para tener un conocimiento de sus clientes.
La Debida Diligencia es entonces la comprobación de las contrapartes que establecen o mantienen una relación contractual o legal con una compañía. Dicha comprobación se realiza con el fin de verificar riesgos asociados al lavado de activos, financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva. Acciones que suponen riesgos legales, reputacionales y operacionales para las compañías. Por lo que el proceso de Debida Diligencia se ha convertido en una parte importante en la lucha contra los delitos financieros.
De acuerdo a la UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero):
“Las entidades deben tener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma, es decir de todas personas naturales o jurídicas con la cual la entidad establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad”.
Capítulo 11 de la Circular Básica Contable de la Superfinanciera.
La Debida Diligencia como mecanismo de control y prevención de delitos financieros
Debido al conocimiento de clientes y contrapartes que la Debida Diligencia proporciona a las compañías, este proceso se ha configurado como un mecanismo de control y prevención de delitos LAFT; por lo que es obligación de representantes legales, socios, accionistas, revisores fiscales, la alta gerencia, el máximo órgano social, Oficiales de Cumplimiento, administradores y personas naturales o jurídicas, Entidades Promotoras de Salud del régimen contributivo y subsidiado, las Empresas de Medicina Prepagada, los Servicios de Ambulancia Prepagada y de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud tanto públicas como privadas, realizar la verificación de todos sus clientes y contrapartes a través de la realización de la Debida Diligencia.
Según el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero “las instituciones sometidas al control y vigilancia de la Superintendencia Financiera o quien haga sus veces, estarán obligadas a adoptar medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas”.
Lo que significa que para las compañías no solo es necesario realizar la Debida Diligencia con el objetivo de conocer a sus clientes, sino que este es un tema obligado por la entidad reguladora.
La Debida Diligencia más allá de la norma
Adoptar mecanismos de control como la Debida Diligencia para la prevención de delitos de Lavado de Dinero y Financiación del Terrorismo, es fundamental para lograr la eficiencia y la eficacia de los procesos de cumplimiento AML.
Si bien por norma y obligatoriedad deben establecerse estos mecanismos de control, implementar el uso de diferentes herramientas tecnológicas en la realización de procesos de cumplimiento como la Debida Diligencia, no solo disminuirá significativamente la carga operativa, sino que le dará a las empresas más información y mayor poder de decisión.
En este sentido, gracias a los avances de la tecnología, los procesos de cumplimiento AML pueden llevarse más allá de la norma integrando diferentes soluciones que permitan realizar un mejor análisis de la información y generar un mayor conocimiento de cada negocio para aumentar la seguridad de las empresas. (Leer El Administrador de Casos como integrador de soluciones para AML)
Además, hablar de llevar procesos de cumplimiento como la Debida Diligencia más allá de la norma a través del uso de nuevas tecnologías, significa ayudar a evitar que las empresas estén expuestas a diferentes tipos de riesgos como:
- Riesgos legales.
- Riesgos reputacionales.
- Riesgos operativos.
- Riesgos de contagio.
Igualmente, hacer procesos de cumplimiento más eficaces y eficientes ayudará a disminuir la vulnerabilidad de las empresas en temas de riesgos LAFT y les evitará cuantiosas sanciones o inclusive la privación de la libertad.
En el caso de la Debida Diligencia, llevarla a otro nivel más allá de únicamente cumplir con la normatividad, significa realizar una Debida Diligencia Ampliada. Es decir, realizar un análisis más completo de clientes y contrapartes mediante la verificación en diferentes fuentes de información nacionales e internacionales que puedan dar indicios o confirmar señales de alerta.
Una Debida Diligencia Ampliada minimiza considerablemente los riesgos de exposición a sanciones legales o reputacionales, gracias a las siguientes funcionalidades:
- Consulta unificada de distintas fuentes de información verificadas y confiables las cuales previamente han sido comprobadas.
- Establecer nivel de aproximación a resultados, lo cual permite tener consideraciones tales como, similitudes o faltas ortográficas, de igual forma se tienen en cuenta esta aproximación para documentos de identidad, nit, cédulas de extranjería entre otros, permitiendo así tener una mayor amplitud de resultados mitigando más posibilidades de riesgo.
- Fuentes de información las cuales han sido analizadas por personal experto o procesos automáticos de extracción y análisis de datos, garantizando así información fiable, donde se evidencie la imputación….
- Posibilidad de anexar listas propias personalizadas según la necesidad del cliente.
En Stradata contamos con un Ecosistema de Soluciones con el que puede llevar sus procesos de cumplimiento a otro nivel.
Para hacer más eficientes sus procesos de Debida Diligencia Ampliada, disponemos de una solución capaz de realizar:
- Consultas masivas en más de 50 Listas Nacionales e Internacionales que son actualizadas continuamente, como: Fiscalía General de la Nación, Contraloría General de la República, Antecedentes Rama Judicial de Abogados, Medios Públicos, Juzgados Ejecución de Penas en 20 Ciudades, entre otras.
- Monitoreo continuo programado con el que puede decidir la periodicidad con la cual se hace la validación de sus contrapartes
- Adaptación de procesos a la medida de sus necesidades, adecuando nuestras soluciones a sus procesos internos.
- Integración de nuestras soluciones a las herramientas de su compañía por medio de servicios web.
