Oficial de Cumplimiento: sus funciones en el sector real

28 Mar Oficial de Cumplimiento: sus funciones en el sector real

Desde febrero de 2014,  cuando la Superintendencia de Sociedades impuso a las empresas más del sector real la obligación de implementar un Sistema de Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, comienza a figurar dentro de dichas organizaciones el  rol de oficial de cumplimiento que difícilmente se conocía en las entidades. A la fecha se puede apreciar como la mayoría de las compañías no le han dado el suficiente valor e importancia a este cargo y en casi todos los casos han asignado a cualquier funcionario de la entidad.

El capítulo X de la Circular Básica Jurídica de Supersociedades (antes Circulas 100-000005 de 2014)  tiene un vacío en esta parte y se esperaría que luego de Supersociedades terminar la etapa pedagógica con sus vigilados y controlados, pueda realizar un ajuste adicional donde se pueda ampliar de forma clara la importancia del oficial de cumplimiento, sus funciones y responsabilidades.

No es un secreto que muchos oficiales de cumplimiento de las compañías que tiene que aplicar la norma del sector real, vean esta nueva función como una actividad más  dentro de sus cargo. y realmente la ejecutan cuando queda un poco de tiempo.

Para los administradores, socios y accionistas debe quedar claro que el oficial de cumplimiento no debería ser cualquier persona. Si este cargo lo asigna a un empleado de la compañía, como mínimo deberían proporcionarle capacitación. Medirle sus cargas de trabajos y apreciar que esta nueva función podría librar a futuro a las organizaciones y sus mismos administradores e inversionistas de un riesgo con impacto no solo legal sino reputacional.

Basado en las normas y circulares que existen en otros sectores ya maduros en cuanto al tema de prevención de este riesgo, hemos decidido compartir lo que a nuestro parecer deberían ser elementos y características primordiales de un oficial de cumplimiento:

Deberá Implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y garantizar su funcionamiento.

• Deberá rendir informes al Representante Legal o en su defecto a la Junta Directiva
• Deberá tener autonomía para tomar decisiones
• Deberá realizar monitoreo y seguimiento al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT
• Deberá velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
• Deberá estar atento a los cambios de la norma y comunicar si tienen impacto para la organización.
• Deberá junto con el área de Gestión Humana o contratación del personal, organizar los planes de capacitación o reinducción al personal y velar por el seguimiento y cumplimiento de dichas capacitaciones.
• Deberá dejar evidencia y soporte documental de los programas, pruebas, revisión, inspección, análisis e informes de labores realizadas.
• Proponer la actualización del manual de políticas y procedimientos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LAFT cuando sea necesario.
• Enviar los reportes a la UIAF
• Deberá ser una persona de un cargo alto en la organización.
• Que tenga autonomía, que no dependa de otra para tomar las decisiones en cuanto a lo que considere debe reportar a la UIAF.
• Debe conocer la organización para determinar si el evento o la señal de alerta que se generó en algún momento o por alguna circunstancia es inusual o completamente normal.
• Debe conocer los procesos de la compañía y los procedimientos que debe aplicar cada actor para monitorear si está o no funcionando bien el sistema.
• Debe ser una persona que tenga reconocimiento y genere respeto y credibilidad dentro de la organización pero que también llegue fácil a la gente y tenga carisma.
• Organizada
• Orientada al logro de resultados
• Que no sea tímida y que tenga habilidad para transmitir conocimientos
• Que pueda manejar situaciones de estrés (en caso de revisiones de los entes de control o judiciales)
• Que tenga poder de convencimiento para que pueda generar cultura de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo
• Que tenga disponibilidad de tiempo para hacer seguimiento, evaluar operaciones inusuales y programar actividades con respecto a evaluación de riesgo en caso de nuevos productos, servicios o apertura de nuevos mercados.
• Que tenga conocimientos de los riesgos de la organización y que pueda ir adquiriendo conocimientos en prevención lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Que pueda vender sus ideas, opiniones y decisiones al Representante Legal o a la Junta y que sea escuchado.

Este proceso es muy operativo, es de mucho contacto con la gente, de tomar decisiones, entonces es importante tener esto claro para seleccionar a la persona adecuada.

Desde la experiencia que se tiene, en algunas compañías del sector real donde mejor funciona este rol, han designado:

• Al encargado de Finanzas o Director Administrativo
• Al encargado del Área Legal
• Al encargado de Basc
• Al encargado del Sistema de Gestión de Calidad
• Al Gestor de Riesgos
• Al encargado de Control Interno

No olvidar que de una buena asignación de funciones y empoderamiento de este rol dependerá el éxito de la implementación de su sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LAFT.

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