Desde febrero de 2014, cuando la Superintendencia de Sociedades impuso a las empresas más del sector real la obligación de implementar un Sistema de Prevención del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, comienza a figurar dentro de dichas organizaciones el rol de Oficial de Cumplimiento que difícilmente se conocía en las entidades. A la fecha se puede apreciar como la mayoría de las compañías no le han dado el suficiente valor e importancia a este cargo y en casi todos los casos han asignado a cualquier funcionario de la entidad.
El capítulo X de la Circular Básica Jurídica de Supersociedades (antes Circulas 100-000005 de 2014) tiene un vacío en esta parte y se esperaría que luego de Supersociedades terminar la etapa pedagógica con sus vigilados y controlados, pueda realizar un ajuste adicional donde se pueda ampliar de forma clara la importancia del Oficial de Cumplimiento, sus funciones y responsabilidades.
No es un secreto que muchos Oficiales de Cumplimiento de las compañías que tiene que aplicar la norma del sector real, vean esta nueva función como una actividad más dentro de sus cargo y realmente la ejecutan cuando queda un poco de tiempo.
Para los administradores, socios y accionistas debe quedar claro que el Oficial de Cumplimiento no debería ser cualquier persona. Si este cargo lo asigna a un empleado de la compañía, como mínimo deberían proporcionarle capacitación. Medirle sus cargas de trabajos y apreciar que esta nueva función podría librar a futuro a las organizaciones y sus mismos administradores e inversionistas de un riesgo con impacto no solo legal sino reputacional.
Basado en las normas y circulares que existen en otros sectores ya maduros en cuanto al tema de prevención de este riesgo, hemos decidido compartir lo que a nuestro parecer deberían ser elementos y características primordiales de un Oficial de Cumplimiento:
Deberá Implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y garantizar su funcionamiento.
- Deberá rendir informes al Representante Legal o en su defecto a la Junta Directiva
- Deberá tener autonomía para tomar decisiones
- Deberá realizar monitoreo y seguimiento al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LA/FT
- Deberá velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
- Deberá estar atento a los cambios de la norma y comunicar si tienen impacto para la organización.
- Deberá junto con el área de Gestión Humana o contratación del personal, organizar los planes de capacitación o reinducción al personal y velar por el seguimiento y cumplimiento de dichas capacitaciones.
- Deberá dejar evidencia y soporte documental de los programas, pruebas, revisión, inspección, análisis e informes de labores realizadas.
- Proponer la actualización del manual de políticas y procedimientos del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de LAFT cuando sea necesario.
- Enviar los reportes a la UIAF
- Deberá ser una persona de un cargo alto en la organización.
- Que tenga autonomía, que no dependa de otra para tomar las decisiones en cuanto a lo que considere debe reportar a la UIAF.
- Debe conocer la organización para determinar si el evento o la señal de alerta que se generó en algún momento o por alguna circunstancia es inusual o completamente normal.
- Debe conocer los procesos de la compañía y los procedimientos que debe aplicar cada actor para monitorear si está o no funcionando bien el sistema.
- Debe ser una persona que tenga reconocimiento y genere respeto y credibilidad dentro de la organización pero que también llegue fácil a la gente y tenga carisma.
- Organizada
- Orientada al logro de resultados
- Que no sea tímida y que tenga habilidad para transmitir conocimientos
- Que pueda manejar situaciones de estrés (en caso de revisiones de los entes de control o judiciales)
- Que tenga poder de convencimiento para que pueda generar cultura de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo
- Que tenga disponibilidad de tiempo para hacer seguimiento, evaluar operaciones inusuales y programar actividades con respecto a evaluación de riesgo en caso de nuevos productos, servicios o apertura de nuevos mercados.
- Que tenga conocimientos de los riesgos de la organización y que pueda ir adquiriendo conocimientos en prevención lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Que pueda vender sus ideas, opiniones y decisiones al Representante Legal o a la Junta y que sea escuchado.
Este proceso es muy operativo, es de mucho contacto con la gente, de tomar decisiones, entonces es importante tener esto claro para seleccionar a la persona adecuada.
Desde la experiencia que se tiene, en algunas compañías del sector real donde mejor funciona este rol, han designado:
- Al encargado de Finanzas o Director Administrativo
- Al encargado del Área Legal
- Al encargado del Sistema de Gestión de Calidad
- Al Gestor de Riesgos
- Al encargado de Control Interno
No olvidar que de una buena asignación de funciones y empoderamiento de este rol dependerá el éxito de la implementación de su sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo LAFT.
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